Persondataforordningen (GDPR)
I henhold til den nye EU persondataforordning 2018 (GDPR) skærpes kravene for, hvordan virksomheder arbejder med persondata. Dette indebærer bl.a., at du som individ har ret til større indsigt i, hvilke oplysninger om dig en virksomhed har registreret, og hvordan disse behandles. Virksomheder skal have grundlag for at behandle dine data, og i mange tilfælde er de derudover forpligtet til at indhente dit samtykke, hver gang dine data registreres samt slette disse, når samtykket udløber eller efter dit ønske. Dokumentationskravene er væsentligt forøget i den nye forordning, hvilket betyder, at virksomheder skal være i stand til at dokumentere og argumentere for indsamling, opbevaring og behandling af persondata, og at databehandlingen foretages på baggrund af et sagligt og legitimt formål.
PROSPIRA er dataansvarlige for de oplysninger, du registrerer hos os, og vi tager databeskyttelse alvorligt. Vi har vedtaget nedenstående databeskyttelsespolitik, der sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med gældende dansk og EU-lovgivning på området om beskyttelse af personlige data (GDPR).
Databehandling
Formålet med indsamling af personlige data i CV-databasen er at vurdere og kontakte kandidater, som er interessante i forbindelse med nuværende og fremtidige stillinger hos PROSPIRAs kunder. De oplysninger som du angiver i din ansøgning og dit CV bliver kun gemt i databasen til brug for vores rekrutteringsproces.
Finder vi din profil relevant til en anden stilling end den du har søgt, vil vi tillade os at kontakte dig.
Redigering af data
Vores rekrutteringssystem er fra HR Manager. HR Manager Danmark ApS er databehandler, og data som registreres i vores system bevares hos HR Managers datacentre i Norge og Irland.
Du kan til enhver tid gennemse dine gemte data i databasen. Du kan løbende redigere, opdatere eller slette dine data ved at logge ind i vores system med dit brugernavn og password. Hvis du ansøger på e-mail, vil du modtage en e-mail, hvor du bliver bedt om at ansøge via vores rekrutteringssystem. Din fremsendte e-mail vil herefter blive slettet.
Hvis du ikke modtager brugernavn og password til vores database, er du velkommen til at kontakte os for dette.
Indsamling af og formål med data
Når du søger en konkret stilling via PROSPIRA eller opretter en profil via vores CV-database vil du automatisk blive bedt om, at udfylde og uploade følgende almindelige personoplysninger:
E-mail, fornavn, efternavn, adresse, køn, fødselsdato, køn, telefonnummer, uddannelsesniveau
Herudover har du mulighed for at uploade:
Ansøgning og CV – samt såfremt du måtte ønske det billede og referenceliste.
Formålet med at indsamle disse oplysninger er at kunne kontakte dig samt at foretage en indledende vurdering (screening) af dine faglige kompetencer i forhold til en konkret stilling.
I rekrutteringsprocessen hos os vil der blive indhentet yderligere informationer om dig gennem telefonisk dialog, afholdelse af samtaler, personprofilanalyser, færdighedstest samt referenceindhentning. Formålet med og baggrunden for at behandle disse oplysninger er at kunne vurdere dit kandidatur i forhold til en aktuel stilling hos vores kunde. Som udgangspunkt behandler PROSPIRA ikke følsomme personoplysninger i rekrutteringsprocessen og skulle dette alligevel blive en nødvendighed, vil det ikke foregå uden dit udtrykkelige samtykke hertil, ligesom eventuelle følsomme personoplysninger heller ikke vil blive videreformidlet til vores kunder uden dit udtrykkelige samtykke hertil.
I relevante tilfælde vil du blive bedt om at indhente kopi af straffeattest. Du vil skulle give samtykke til at vi udleverer straffeattesten til vores kunde. Vi sletter straffeattesten hos PROSPIRA efter fremsendelse til vores kunde.
Opbevaring af data
De oplysninger du registrerer, og som vi indhenter i forbindelse med din ansøgning til en konkret stilling, bliver gemt i vores elektroniske rekrutteringssystem, som dermed sikrer en sikker, lovlig og fortrolig behandling af dine oplysninger.
Som en del af rekrutteringsprocessen kan du blive bedt om at udfylde almindelige personoplysninger i forbindelse med personligheds- og færdighedstest. Vores testudbyder er Master, og via det elekroniske system Metis bliver oplysningerne fra test opbevaret på en sikker, lovlig og fortrolig vis. Oplysninger, som er registreret i forbindelse med personlighedstest, vil altid kun blive gemt i op til et år. Dine oplysninger vil blive opbevaret i IT-systemer, som er leveret af anerkendte IT-udbydere, som opfylder datalovgivningen.
Vi gemmer dine oplysninger i op til et år fra den dato, hvor dine oplysninger er blevet registreret i det pågældende system. Dette gør vi for at kunne behandle data gennem hele rekrutteringsprocessens varighed og for at kunne evaluere dine oplysninger i en umiddelbar og rimelig tid efter rekrutteringsprocessens udløb.
Formålet med at behandle dine data umiddelbart efter rekrutteringsprocessens udløb er at kunne retablere kontakt til dig. Dette kan ske, hvis du eksempelvis har fået afslag i forhold til en konkret stilling, men hvor der efter at afslaget er givet, sker ændringer i stillingsindholdet, som medfører, at du alligevel kan betragtes som en relevant kandidat til stillingen.
Hvis du ved registreringen af dine personlige oplysninger i vores rekrutteringssystem takker ja til, at vi gemmer dine oplysninger i vores database, vil dine oplysninger blive gemt i to år fra den dato, hvor du har registreret dine oplysninger. Inden udløbet af disse to år vil du på mail modtage påmindelse om, at vi snart sletter dine data. I denne mail vil du også modtage et link, hvor du har mulighed for at forlænge lagringen af dine data med yderligere to år.
Behandling af dine data
Behandling af dine data er en nødvendighed for at kunne præsentere dit kandidatur for den kunde, du ønsker at søge ansættelse hos. Ønsker du ikke at registrere de oplysninger, som du bedes udfylde, når du ansøger en stilling gennem vores hjemmeside, har vi desværre ikke mulighed for at betragte dig som kandidat til stillingen.
Du har retten til at blive slettet
Du kan altid selv slette din profil i vores CV-database. Du kan også bede PROSPIRA om at slette dine data.
Brug for flere oplysninger?
Såfremt du har spørgsmål eller ønsker yderligere information om PROSPIRAs GDPR compliance, er du velkommen til at kontakte os.
Kontaktoplysninger:
PROSPIRA
Skæringvej 88, 8520 Lystrup
CVR: 30535820
Website: https://www.prospira.dk/
Peter Lund Jørgensen, tlf. 22 22 94 38, plj@prospira.dk
Henriette Jørgensen, tlf. 29 92 70 82, hj@prospira.dk